Néhány tipp az iratrendezéshez

Irodatakarítás egyenlő tisztaság, rendszerezés egyenlő rend

A rendszeres irodatakarítás biztosítja az irodák tisztaságát, az irodák rendjét azonban a dolgozóknak kell kialakítaniuk. Egy iroda rendjében központi helyen állnak a különféle dokumentumok, iratok. Ezek jól átgondolt elhelyezése nem csak a munkát könnyíti meg, de munkahelyünk arculatára is kedvező hatást gyakorol.

Az első lépés a megfelelő helyiségek kiválasztása. Az iratokat célszerű olyan helyen tárolni, ahol nem jelent gondot jelentős mennyiségük sem, ugyanakkor biztonságosan elzárhatóak, mégis, szükség esetén könnyen hozzáférhetőek. A régi, archivált iratok kerülhetnek az iroda mélyére, míg az aktuális ügyek iratanyagának a munkaasztalok közelében kell lenniük. A megfelelő helyiségekben a megfelelő bútorokat, polcokat és iratszekrényeket kell elhelyezni, amik az ideális irattartók, dossziék és mappák elhelyezésére szolgálnak. Jól átgondolt tárolással rengeteg időt takaríthatunk meg, hiszen nem mindegy, hogy egy régi akta kikeresése órákig, vagy csupán másodpercekig tart-e. Az áttekinthetőség emellett általában esztétikus is, és hatékonyabbá teszi a takarítást éppúgy, mint az iratok mozgatását.

Így rendszerezz, ha jót akarsz

Az iratok elhelyezésénél jellemzően három szempontot érdemes figyelembe venni. Az első, és sokszor legfontosabb, hogy mely partnerünkkel vagy hivatallal kapcsolatos az adott irat. Nyilvánvaló külön mappában gyűjtjük a bankunkkal kapcsolatos iratokat és az adóhivatallal vagy a könyvelőnkkel folytatott levelezésünket. Külön mappában gyűlnek a munkatársak személyi anyagai és a különféle számlák. A második szempont, ami az iratrendezésnél segít, az egyszerű ábécé-sorrend. Ezt például sok ügyfél esetében kézenfekvő alkalmazni. A harmadik szempont az iratok időrendbe rendezése. Ezeknek az egyszerű és logikus alapelveknek a betartásával gyorsabb és magabiztosabb lesz a munka. A munkatársak saját használatú papírjaikat, határidőnaplójukat, aktuális ügyeik dokumentációját helyezzék el úgy, ahogy nekik a legkényelmesebb, de érdemes gondolni arra is, hogy adott esetben távollétükben is szükség lehet néhány papírra, amit jó, ha nem kell fél órán át kotorni a fiók mélyéről.

A rendetlenség átka

A nem megfelelően tárolt iratkötegek nem csak az egyes dokumentumok keresését nehezítik meg, sőt, lehetetlenítik el, hanem a rendszeres irodatakarítás eredményeit is beárnyékolják. A rendezetlen iratkupacok nem csak lehangoló látványt nyújtanak, de nagy felületet biztosítanak a por felhalmozódásához is, hiszen sem lemosni, sem leporszívózni nem lehet őket, és leporolásuk sem túl hatékony módszer. Ha nincs áttekinthető rend a munkahelyünkön, akkor a gyakori irodatakarítás sem javít sokat az összhatáson, egy rendezett iroda azonban ritkábban takarítva is jó benyomást kelt.